Traducción de la versión original en Ingles. Original escrito por Von Briesen & Roper, S.C para la The National Law Review https://www.natlawreview.com/article/families-first-coronavirus-response-act-what-should-employers-do
Documento traducido por LAAHR Human Resources Management, LLC. para fines sin lucro.
Jueves, 19 de marzo de 2020
El 18 de marzo de 2020 el Presidente Trump firmó legislación que modifica los requerimientos de FMLA, la Ley de Permiso Médico y Familiar (la Ley de Emergencia de Ampliación del Permiso Médico y Familiar amplia el acceso a los Beneficios del Seguro de Indemnización por Desempleo (Ley de Estabilización y Acceso al Seguro por Desempleo de Emergencia de 2020)) y crea el derecho a licencia retribuida por razones de enfermedad (Ley de Emergencia de Licencia Retribuida por Enfermedad) para los empleados, mientras el empleado/a y sus familiares estén impactados por el COVID-19. Las respuestas legislativas a la pandemia del COVID-19 caen dentro del alcance de lo que se conoce como la LEY DE RESPUESTA AL CORONAVIRUS ‘FAMILIAS PRIMERO’ (la “Ley”).
La Ley entrará en vigencia 15 días después de su promulgación (2 de abril de 2020) con fecha tope el 31 de diciembre de 2020. Por lo tanto, es fundamental que los empleadores sujetos a la Ley comiencen de inmediato las preparaciones para su cumplimiento.
La Ley consta de varios componentes claves que impactan a los empleadores sujetos a la ley, entre ellos:
Ley de Ampliación del Permiso Médico y Familiar de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés): La Ley requerirá que los empleadores del sector privado con menos de 500 empleados (sujetos a la exención de pequeñas empresas que se menciona más abajo) y los empleadores del gobierno con uno o más empleados, otorguen una ampliación de las oportunidades ofrecidas bajo FMLA para empleados que hayan sido empleado por el empleador durante al menos treinta días calendarios. La Ley otorga al Departamento del Trabajo autoridad explícita para eximir de los requerimientos a empresas pequeñas con menos de 50 empleados, cuando la imposición de dichos requerimientos haría peligrar la viabilidad de la empresa, pero debemos esperar la creación de tales reglamentaciones.
La EFMLEA otorga tiempo lejos del trabajo, si el empleado/a no puede trabajar o tele-trabajar, debido al COVID-19. El permiso debe otorgarse a empleados/as que atienden a familiares cercanos bajo cuarentena o aislados, o atendiendo a un niño menor de edad si la escuela o la guardería del niño/a han cerrado o no están disponibles debido a una emergencia de salud pública. Un empleado podrá ser elegible para un permiso normal de FMLA si tiene un diagnóstico de COVID-19 y cumple con los requerimientos normales de FMLA. Un empleado/a que no está enfermo/a pero simplemente en cuarentena por haber estado en contacto con COVID-19 no sería elegible para EFMLEA o FMLA normal.
La Ley permite a empleadores excluir de la definición de “empleados elegibles” bajo EFMLEA a un empleado que se desempeña en atención de salud o trabaja en primeras intervenciones de emergencia. Asimismo, para empleadores con menos de 50 empleados, el empleador puede quedar dispensado de la responsabilidad de cumplimiento si puede demostrar al Departamento de Trabajo que el cumplimiento de la Ley “hará peligrar la viabilidad de la empresa como negocio en marcha”. El Departamento de Trabajo emitirá reglamentaciones respecto a la presentación necesaria para un empleador a fin de calificar para esta excepción.
Bajo EFMLEA, un empleado/a calificado no será elegible para recibir remuneración del empleador durante los primeros diez (10) días laborables del permiso EFMLEA a menos que el empleado tenga acumulado días de vacaciones, licencia personal o por enfermedad, que puedan ser sustituidos de otra manera por el tiempo no remunerado. No estará permitido que un empleador exija la sustitución de licencia retribuida acumulada que el empleado pueda tener por el período de diez días laborables sin pago. Después del período de diez días laborables, el empleado será elegible de recibir remuneración del empleador igual a las 2/3 partes del sueldo normal del empleado por la licencia FMLA restante disponible asociada con la razón calificada de COVID-19. Para empleados de tiempo completo, la oportunidad de licencia retribuida estará basada en el salario normal del empleado por las horas que ese empleado trabajaría normalmente. La elegibilidad de remuneración de los empleados de tiempo parcial estará basada en sus horas normales semanales – o si varían – el promedio de horas trabajadas en los seis meses anteriores. La licencia retribuida FMLA es permitida únicamente por el cierre de la escuela o guardería de un niño/a y la necesidad de proporcionar cuidado al niño debido a la emergencia de salud pública, y está limitada a un total de $200 por día o $10.000 en total, por persona.
Es importante notar que si bien un empleado tiene derecho a 12 semanas de licencia bajo EFMLEA, la extensión de la misma queda reducida por cualquier licencia FMLA tomada anteriormente por el empleado/a – esto no es un permiso separado de 12 semanas. Es decir, la Licencia por Emergencia a fines de atención infantil se reduce automáticamente por la cantidad de licencia que ya haya tomado un empleado en el corriente año administrativo, sin importar la razón de la licencia previa.
Para los empleados de tiempo completo, la oportunidad de licencia retribuida estará basada en el salario normal del empleado por las horas que ese empleado trabajaría normalmente. El pago para empleados de tiempo parcial estará basado en las horas normales trabajadas semanalmente; si las horas del empleado de tiempo parcial varían, el empleador utilizará el promedio de horas trabajadas en los seis meses anteriores. Los empleadores serán elegibles de un crédito contra sus obligaciones de impuestos a la nómina por todos o parte de los salarios pagados por requerimiento de EFMLEA, pero el crédito está limitado a $200 por día y $10.000 en total, por persona. Si los salarios pagados exceden la responsabilidad del impuesto a la nómina para el empleador, se dispondrá del exceso como crédito reembolsable al empleador.
Los requerimientos de licencia con protección del puesto y las provisiones anti-represalias de FMLA también son aplicables a las situaciones EFMLEA, con una excepción. EMFLEA excluye a empleadores con menos de 25 empleados de la obligación de reincorporación inmediata si el puesto del empleado ya no existe luego de la licencia, debido a cambios operativos ocurridos a raíz de la emergencia de salud pública. Sin embargo, continuará la obligación de reincorporación para el empleador hasta por un año si el empleado/a no vuelve al puesto anterior al final de su licencia.
La Ley de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia
La Ley de Respuesta al Coronavirus ‘Familias Primero’ también establece un beneficio de licencia retribuida por enfermedad de tiempo limitado para empleados/as de empleadores del sector privado con menos de 500 empleados/as (nuevamente, sujeto a la exención para pequeñas empresas) y empleadores gubernamentales con uno o más empleados/as. La Ley de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia no tiene un término mínimo de empleo para establecer la elegibilidad del beneficio para empleados/as. Si está empleado/a por el empleador, el empleado/a será elegible de recibir una licencia retribuida por enfermedad.
Para tener el derecho de una licencia retribuida por enfermedad, el empleado debe estar inhabilitado de trabajar o tele-trabajar debido a (a) el empleado está sujeto a una orden federal, estatal, o local de cuarentena o aislamiento relacionado al virus COVID-19; (b) el empleado ha sido recomendado por un proveedor de atención de salud a hacer una autocuarentena debido a preocupaciones relacionadas al COVID-19; (c) el empleado experimenta síntomas del COVID-19 y busca un diagnóstico médico de un proveedor de salud correspondiente; (d) el empleado atiende a un familiar que se encuentra sujeto a una orden federal, estatal o local relacionada al COVID-19; (e ) el empleado atiende a un hijo/a cuya escuela o guardería está cerrada o el cuidador del niño/a no está disponible debida a precauciones por el COVID-19; o (f) el empleado experimenta una condición sustancialmente similar al COVID-19 según se ha identificado por la Secretaría de Salud y Servicios Humanos. Un empleador puede excluir del grupo de empleados elegibles a cualquier empleado que es proveedor/a de atención de salud o brinda intervención en casos de emergencia.
Similar a EFMLEA, el Departamento del Trabajo puede excluir a empleadores con menos de 50 empleados/as de los requerimientos de la Ley de Licencia Retribuida por Enfermedad en casos donde el empleador puede demostrar que el cumplimiento de la ley “pondría en peligro la viabilidad de la empresa como negocio en marcha”.
Un empleado no podrá “arrastrar” días no utilizados de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia – “se usa o se pierde”. Además, al momento de separarse de su empleo, el empleado pierde cualquier porción no usada de la Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia, es decir, no se paga.
Es limitado el monto de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia disponible para empleados. Los empleados de tiempo completo serán elegibles de 80 horas de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia. Este derecho se prorratea para los empleados de tiempo parcial según sus horas normales de trabajo. Para los empleados con horarios variables de trabajo, se usará un promedio de las horas trabajadas en períodos de dos semanas a lo largo de los seis meses anteriores.
La remuneración real correspondiente al empleado/a dependerá de la razón de la ausencia. Si la ausencia se debe a razones identificadas bajo a), b), o c) arriba mencionadas (generalmente debido a la cuarentena del empleado/a, o por cuidar de la familia del empleado/a por enfermedades de COVID-19), el empleado/a tendrá derecho al 100% de su salario normal por hora (siempre que sea mayor al salario mínimo) por las horas de trabajo perdidas (sujeto al tope abajo indicado). Para todas las demás razones calificadoras para su ausencia, el empleado/a tendrá derecho a 2/3 de su salario normal o el salario mínimo, lo que sea mayor. Los derechos de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia se limitan a $511 por día, hasta un pago máximo acumulado de $5110, cuando la licencia es para que los empleados/as: (a) estén en cuarentena; (b) hayan sido aconsejados/as a quedar en cuarentena; o (c) experimentan síntomas de COVID-19 y están pidiendo diagnóstico médico. Para las restantes oportunidades de Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia, el empleado/a recibirá remuneración de $200 diarios como máximo, $2000 acumulados, para el período calificado de su ausencia.
Los empleados/as haciendo uso de la Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia no podrán ser obligados/as a encontrar su propio reemplazo para poder ser elegibles del beneficio. Además, un empleador no podrá requerir que un empleado/a use otra licencia retribuida ofrecida por el empleador antes de usar la Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia – es el empleado/a quien determina el orden de uso de los beneficios que tiene disponibles durante un período elegible de ausencia. Por favor nótese que la Ley de Licencia Retribuida por Enfermedad no disminuye ningún derecho de los empleados/as bajo un convenio colectivo.
La Ley de Licencia Retribuida por Enfermedad exige que el empleado/a notifique al empleador del deseo de utilizar el tiempo remunerado disponible. La notificación debe ser dada al empleador no más tarde que el primer día laboral (o porción del mismo) que el empleado/a reciba la Licencia Retribuida por Enfermedad de Emergencia. El empleador deberá establecer un proceso razonable de notificación para los empleados calificados.
Todo empleador que viole la Ley Licencia Retribuida por Enfermedad será responsable por los beneficios impagos, la reincorporación, y otras penas incluidas las establecidas bajo la Ley de Normas Razonables de Trabajo de 1938. Los empleadores deberán publicar una notificación a los empleados de su derecho a una Licencia Retribuida por Enfermedad, publicando el Departamento de Trabajo una notificación modelo dentro de los siete días de promulgación (25 de marzo de 2020).
Créditos impositivos por salarios pagados
La Ley de Respuesta al Coronavirus ‘Familias Primero’ permite que empleadores reciban un crédito contra sus impuestos a la nómina por pagos efectuados a sus empleados/as por EFMLEA. Los trabajadores autónomos tendrán créditos similares contra sus responsabilidades impositivas como autónomos/as. Existen límites sobre los montos disponibles para usar como crédito. Si la carga del impuesto a la nómina es insuficiente para cubrir los montos pagados por el empleador, el exceso será reembolsable.
Derechos de compensación por desempleo
La Ley de Respuesta al Coronavirus ‘Familias Primero’ también otorga una oportunidad para empleados afectados ausentes debido al Coronavirus para acceder a los Beneficios de Compensación por Desempleo más temprano de lo que dispone la ley actual. La Ley no sólo aumenta los fondos de los Beneficios de Compensación por Desempleo, también elimina el “requerimiento de búsqueda laboral” y permite los derechos al beneficio en el primer día de la pérdida del empleo, en lugar de esperar durante el período de una semana. Para empleados/as de Wisconsin, el gobernador Evers, a través del Departamento de Desarrollo de la Fuerza Laboral, ha eliminado el requerimiento de búsqueda laboral para la elegibilidad de beneficios del seguro de Compensación por Desempleo. La legislatura de Wisconsin aún debe actuar para eliminar el período de espera de una semana para los beneficios, lo cual no ha sucedido al momento de preparar esta Alerta para Clientes.
Próximos pasos para los empleadores
Los empleadores deberán evaluar sus obligaciones laborales y de empleo bajo la Ley de Respuesta al Coronavirus ‘Familias Primero’. Entre ellas:
- Evaluar las comunicaciones con sus empleados/as para garantizar, hasta donde sea posible, la seguridad del lugar de trabajo, los pasos que se están tomando para proteger de riesgos al lugar de trabajo, y cómo se están abordando los riesgos o contactos cercanos que podrían implicar una exposición para la transmisión del Coronavirus. Reiterar/capacitar acciones esperadas de los empleados/as para que puedan colaborar en mantener seguro el lugar de trabajo – el lavado de las manos, el uso de desinfectantes, permanecer en casa en caso de enfermedad, cubrirse la tos, mantener distancias prudentes de los demás.
- Evaluar los Convenios Colectivos para las obligaciones y limitaciones de cumplimiento que puedan existir y evaluar los temas que puedan asociarse con horarios y las obligaciones hacia los empleados/as en caso de ausencia y/o suspensión del trabajo. Conversar con el sindicato respecto a los efectos de las decisiones que se están tomando podría ayudar a disminuir los conflictos. Es importante tener cuidado de no firmar ningún memorando de entendimiento u otra modificación del convenio colectivo sin comprender por completo los cambios pretendidos o apreciar las consecuencias a largo plazo de los términos acordados.
- Revisar políticas actuales y estar atento ante ajustes a las políticas en un esfuerzo por ofrecer beneficios suplementarios antes de la Ley. La Ley es clara que los derechos de los empleados/as bajo políticas existentes al momento de promulgación no podrán revertirse ni ser utilizadas para contrarrestar los derechos exigidos ahora por la ley. Esto podría resultar en “duplicación” de beneficios y derechos que no fueran intención del empleador.
- Desarrollar una Política frente al Coronavirus y Preguntas Frecuentes para empleados/as. Durante estos tiempos, la incertidumbre de los empleados crea inquietud y preocupaciones infundadas respecto al futuro. Los empleadores deberían guiar a los empleados y brindarles la atención necesaria para que comprendan que el empleador ha tomado los pasos necesarios para proteger el ámbito de trabajo de la contracción y/o diseminación del COVID-19, que los empleados serán avisados si las condiciones cambian de manera que sea necesario ausentarse del trabajo, que el empleador proveerá al empleado/a todos los derechos y beneficios totales bajo la ley federal, estatal, y local. Es importante que la política de la empresa provea una fecha tope – no debe convertirse en una característica permanente de tus políticas.
- Desarrollar reglas para el “trabajo desde el hogar” y confirmar con los empleados/as quiénes lo harán, o quiénes podrán optar por ello con permiso del empleador, cuáles serán las expectativas de tal situación de trabajo. Esto incluye las expectativas de productividad e integridad del trabajo, requerimientos de desempeño, seguridad de datos electrónicos y hardware, y cualquier otra expectativa bajo un escenario laboral temporario.
- Actualizar la Política de Licencias Médicas y Familiares para que refleje los requerimientos de la ley. Esto puede ser por medio de anexos ya que EFMLEA es una medida interina, remedial, que expira el 31 de diciembre de 2020.
- Proporcionar a empleados/as claras expectativas y procedimientos relativos a las ausencias del trabajo, la elegibilidad para Licencias Retribuidas por Enfermedad, y las comunicaciones y notificaciones de y con Recursos Humanos. Es fundamental que los empleados avisen a Recursos Humanos sobre vacaciones o viajes a zonas “ardientes” nacionales o de nivel 2 o 3, según identificó el CDC. Esta información será importante para las comunicaciones con los empleados/as y para evaluar cualquier preocupación especial que surja o acciones a tomar para proteger el lugar de trabajo de la exposición.
- Mantener la calma. Este es el momento para que la gerencia y los recursos humanos de la empresa demuestren tener mano firme en su liderazgo al afrontar los temas y preocupaciones de los empleados. Las emociones pueden estar alteradas dada la incertidumbre de la gente respecto al virus y sus consecuencias para ellos y sus seres queridos. Es esencial reconocer la incertidumbre y las preocupaciones a medida que los empleadores siguen adelante.
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